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番茄工作法:保持专注的最有效方法

哲思小品 致远 345℃ 0评论

前言

据不完全统计,我发现大家对工具类的内容(例如高效软件、PPT制作、成为表格女王、摄影技巧等)都非常感兴趣;可如果东西罗列太多,也只是一键收藏而已。

在很多场景下,掌握一些科学的方法,比使用再多的工具要好使得多。今天我们要讲的,就是大名鼎鼎的「番茄工作法」,这个方法的科学性和实用性不容小觑。

那在什么场景下会有用呢?团长给大家举几个例子:

专心工作的时候,经常被别人打断。本来是在做事情 A ,又不得不转向去处理事情 B,甚至转向事情 C。

事情做到一半,想去上厕所、想接开水、想吃零食、想刷一遍朋友圈、想看团长的公众号有更新没(靠,两个月过去了,怎么还不更新?)

说好的今晚把报告赶完呢?等会儿,京东上在做活动,我先去买几包纸。满200减100唉,还不剁手?我控制不住我记几啊。

你看吧,本来正在集中精力做一件事情,做得好好的,却被各种内在或外在的因素打断。

面对这种困境,有没有什么比较好的解决办法呢?答案:番茄工作法。

什么是番茄工作法

番茄工作法的概念是:

选择一个待完成的任务,设置25分钟的时间(一个番茄时间)专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后短暂休息5分钟。

说得通俗一点,就是:25分钟的专注工作时间 + 5分钟的休息时间。

我们经常听别人说:“给我一个番茄钟的时间,我会把这件事情搞定。”、“今天的会议尽量简短一点,不能超过两个番茄钟。”这里说的番茄钟其实就是“25分钟 + 5 分钟”。

看完上面这段话,你可能会觉得番茄工作法的概念很简单,并表示不屑;甚至会抛出各种质疑:

划分个时间就成了发明啊?掉在我头上的苹果,也有好几个呢。

工作时间凭什么是25分钟啊?30分钟不行么?45分钟又怎样?

休息时间为啥是5分钟?我不想休息了,我可以一直干下去!

现在下定论还为时尚早,待团长阐述番茄工作法的科学性、合理性、严谨性,你定会峰回路转、拍案叫绝。

一个番茄钟里采用25分钟作为工作时间,这是番茄工作法的发明人弗朗西斯科·西里洛从1分钟到120分钟的大量测试中得出的结果,25分钟是专注与干扰之间的平衡点。

这里所说的干扰既有来自自身的生理需求(喝水、上厕所等)和心理需求(自拍、刷朋友圈等),也有外部的中断(比如产品和开发撕逼、开发和测试撕逼、被领导叫去谈话等)。

番茄钟的工作时间和休息时间具有可塑性,并不是一尘不变的,你可以根据自身的实际情况进行调整。重点不是你要不要自定义番茄钟的时间,重点是你要不要用这个方法。

为什么要用番茄工作法

我承认,当我们在做爱做的事情的时候,的确可以一气呵成,坚持两三个小时都妥妥的,比如汉子打游戏的时候、比如妹子追剧的时候。好吧,但我们现在谈的是工作,工作上的事情,哪有什么你愿不愿意做。

工作或学习中,经常会碰到很多问题造成无法完成任务。列举一二:

问题一:面对复杂,望而却步。

那些复杂的、在短时间内无法完成的任务,往往会造成拖延。拖延总能让我们苟且偷安,但难题并没有消失。别考虑问题有多复杂, 重要的是开始。我们可以把一个大的任务以番茄钟为单位,拆分成多个子任务,通过比较“预估番茄数”和“实际完成所用番茄数”,可以让你在每一步得到及时反馈。

问题二:小事忙一天,大事一样没办

番茄工作法要求在每天早晨做计划,为自己当天分派为数不多的活动。然后在每个番茄钟之前,重新评估活动的优先级,这样的话,最重要的一项代办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事,而不是别的事。

问题三:从休息到工作,无法调整

早上八点上班,开个电脑,倒杯水、刷个微博、看个网页、查收一下邮件、开个早会、接个电话、上个厕所,不知不觉,就到了十一点了。吃点儿东西,趁领导不在,下个单、聊个微信,艾玛,一上午过得好快,又要吃午饭了。

每天上午刚上班,或者吃完饭回来,时间经常会在你面前溜走,还没来得及把心思拉回来。然而,番茄工作法是以动作为导向的,启动番茄钟是动作,遵守铃声是动作,填写“今日待办”是动作。习惯成自然,充分利用条件反射的力量。

充分利用番茄工作法,很多问题都是可以克服的,效率也会随之高很多。而且,长时间处于工作状态,会忽视劳逸结合的重要性。

所以你现在明白了。番茄工作法的最大好处是:

不仅能帮助人集中注意力,还可以提醒人及时休息。

第二大好处是:

学会克制。

对于“克制”二字的理解,你马上就会明白了。

怎样使用番茄工作法

步骤一:列出“今日待办”清单

不是你想得那样,在桌子旁边贴满了便利贴,而是:拿出一张纸,在纸的顶端写下标题“今日待办”,想想你今天需要完成的活动,把它们全部记录下来,不要考虑重要程度,不要考虑优先级,也不要写出具体做法,只需要写活动完成后的状态。例如:

  • 写邮件给领导
  • 工位整洁
  • 表格统计并打印
  • 给女朋友打电话

你可以将几项小的活动合并到一起作为一个番茄钟的任务,将它们写在同一行。

上面列出的是“今日待办”清单,另外,你还需要列出“活动清单”表格。二者的区别在于:

今日待办”是你在今天对自己的承诺,只让你看到今天可以达到的目标,所选出的活动应当具有可行性;如果某件事你今天不打算做,就别填进去。

活动清单”里的内容和数量没有限制,一些锦上添花的事情也可以加进去,不用担心其重要程度。

因此,每天早上,你需要从“活动清单”中选取部分活动,将其纳入“今日待办”,这项策略可以保证你做正确的事情,并全心全意地投入。

步骤二:一个番茄钟,只做一件事

仅仅列出工作清单是不够的,关键在于选择。在当下,你决定进行一项活动,等于隐含着决定不去做其他的事情。将重要的活动放在第一位,并全力以赴,会有一种脚踏实地的安全感。

需要强调的是:在25分钟的番茄钟里,你只能做一件事。或者说,这25分钟是不可分割的,这被称为番茄的“原子性”。但在番茄钟之间,你完全可以重新思考,重新选择。

步骤三:休息5分钟(5分钟可以用来干什么)

可以喝水、上厕所、散步、看窗外。

但一定不要刷微博、逛淘宝、刷朋友圈等。因为这种参与性较强的“休息”方式,难以在5分钟结束时刹车;而且很有可能管不住自己,无法及时回到工作状态。更重要的是,它们往往起不到放松的作用,无法让你恢复状态。

另外,这五分钟里,不要看邮件,也不要看新闻,仅仅看一下邮件的主题和新闻的标题应该很放松了吧?然而并不是,你可以试试。如果真要做这些事,可以专门给它们提供一个番茄钟。

步骤四:记录和总结

也许你在工作上花了很多功夫,但是完成的有效活动却很少。为什么呢?可能是因为你胜利完成的25分钟时间段太少

结束了一天的工作之后,专门对番茄钟做一个每日回顾吧,这样才能持续改善,你也可以把它写到日记里。

该怎样处理中断

现在你已经知道了,在番茄钟内,不应该切换活动,也不应该停止当前活动。

但我们会面临一个重大的问题:中断。面对无法控制的中断和干扰,该怎么处理?

首先,需要接受的是:中断是常态,因为新的需求总是会不断冒出来。

其次,我们需要将中断进行分类:(有以下两种形式)

第一种是自己造成的“内部中断”。是直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。

第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你咨询问题或寻求你的帮助,并且等你答复。

最后,我们来分析一下,该怎么处理这两种中断(我需要把它们单独列成一大段)。

内部中断的处理:接受、记录并继续

刚开始番茄钟的时候,会经常遇到这样的情况:开启一个番茄钟,开始专注于一件事情,然后突然饿了;又想起有个电话要打;忍不住逛逛网站;收到邮件后想第一时间回复;甚至还有其他很多随心所欲的事情,这些事情其实跟工作没有太大关系。

面对这种情况,最佳的做法是:首先接受它,然后记录它,然后立即继续你手头的工作,避免真的被打断。

我没有马上打电话,而是把这件事情在“今日待办”的表格下方记录下来(把这件事放在表格里,而不是放在脑子里)。我没有马上去接开水,而是在番茄钟之间的休息时间做这件事。对,就这么做。

对于内部中断,不要太屈服于它的诱惑。

外部中断的处理:具体情况,具体分析

外部中断具有互动性,因为有人正在等你答复。你总不能跟他说:“我正在进行番茄钟呢,等会儿再说”。那也太二了。

如果是回复邮件,发邮件的人不会期待你在25分钟内就回信。你可以专门设置一个或多个番茄钟进行邮件的阅读和回复。

《Getting Things Done》这本书中提到过:如果外部中断可以在两分钟之内完成,那就立刻完成。这么做是因为:两分钟基本上是一道时间分界线。在这个分界线内,你对某些情况进行归档保存所花费的时间,远远超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。如果这个中断的处理只需花费两分钟,处理完后,继续番茄钟;如果处理中断的时间过长,处理完后,要重新开启一个新的番茄钟,别忘了番茄钟具有原子性。

如果有人找你面谈,在不影响结果的前提下,可以请求对方尽量推迟。在对方接受的范围内,尽量往后排,用稍后的番茄钟重新计划这个中断,而不要在当时直接处理。像下面这种句型是经常可以派上用场的:

“要不等一会儿吧?我这边还有点事情没处理完”。

“很急吗?不急的话,我一会儿再回你”

外部中断策略总结:

(1)告知:“我手头有事,正忙。”

(2)协商:“周五再帮你做,行吗?”

(3)计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。

(4)答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信任你了。

谨记:不管是内部中断还是外部中断,请写下来并从新调整番茄钟,不要让它占脑子。

一些其他问题

问题1:在25 min 的工作和5 min 的休息之后,如果这件事情没有做完,那下一个番茄钟是否仍要做这件事?

答案:不一定。番茄工作法并非“工作 + 休息”的二元循环,而是“选择 + 工作 + 休息”的三元循环。每个阶段以选择开始,以休息结束。当你花掉一个番茄钟做事情 A 后,下一个番茄钟未必要继续事情 A,你完全可以换到事情 B,如果你的判断是:事情 B 更紧要;当然,也有可能是想换个心情。

但是,在25分钟的番茄钟里,你只能做一件事。

问题2:番茄钟的长度可以调节吗?

番茄钟没有最佳的时间长度,决定时间长短的人是你自己。如果你经常遇到中断,可以考虑缩短番茄钟的时间。

刚开始的时候,你最好坚持原版的番茄钟,按照它的方法做,至少坚持两周。

问题3:正在专心番茄钟,来了电话怎么办?

答案:自己看着办。

有哪些推荐的番茄工作法APP或工具

APP推荐1:可以使用「番茄土豆」这个APP。官网是「pomotodo.com」。国人开发的APP,番茄土豆以最简洁实用的方式,将番茄钟和 to-do list 的功能进行结合。有全平台客户端和网页端。时间是番茄,任务是土豆,用番茄消灭土豆,这APP名字起得也是绝了。

APP推荐2:最近还发现一款番茄钟的APP,名叫「潮汐」,刚上线不久,小清新。官网是「tide.moreless.io」。有Android版和iOS版。界面好看到哭:

APP推荐3:还有一款创意番茄钟,名叫「Forest」。这个APP用的人还挺多的。每个番茄钟以一颗种仔的成长为周期,30 min,滑动手机小树会变成枯树,如果成功坚持则会有一颗健康的树,枯树和健康的树都会种植到自己的森林中。对手机依赖严重的或者想创建无手机工作环境的可以试试。

其实也不一定要用软件,自己给自己定一个闹钟,到了点儿就提醒,也是不错的方式。

番茄钟的计时有很多种方式。工具是其次,方法是第一。

最后一段

番茄工作法的最终目标:成为一个自律、高效、专注的人,并学会克制

当你在图书馆看书的时候,可以等番茄钟结束了再掏出手机。当你在加班赶任务的时候,可以等番茄钟结束了再喋喋不休。当你怀着选择恐惧症逛淘宝时,一旦番茄钟结束,利用最后5分钟的时间马上下单,不要再纠结买哪件了。晚上上网聊天的时间不要太久,超过一个番茄钟,就早点睡吧。

团长只是给你科普了一把「番茄工作法」的妙用,如果你想了解得更全面一点,可以看《番茄工作法图解》这本书。如下:

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